Comment organiser votre journée de travail et rester motivé lorsque vous travaillez sous statut d’indépendant ? Comment organiser vos journées afin de rentabiliser au mieux le temps ? Comment gérer les clients afin de ne pas être dépassé par les deadlines ? Comment gérer les différents rendez-vous ? Je vous donne 6 astuces après 10 années passées en tant que graphiste freelance.

Pas de formule magique ou de semaine de 5 heures ici. Pas de promesses mirobolantes non plus, je tiens uniquement à partager mon expérience afin de vous donner quelques pistes qui pourraient vous être utiles. Ces conseils peuvent évidemment s’appliquer si vous travaillez en tant que freelance dans un autre secteur.

Freelance : 6 astuces pour organiser votre journée de travail

Organiser votre journée de travail – photo by @laurachouette – Unsplash

Petit retour sur le parcours m’ayant mené au statut de freelance.

J’ai terminé un graduat en art graphique en 2003. Depuis, j’ai occupé plusieurs postes de graphistes au sein d’agences de publicités ou de centres de formation en tant qu’employée. J’avais tendance à m’ennuyer rapidement et à terminer les travaux imposés plus vite que prévu. J’avais donc toujours soif d’action, c’est pour cela qu’il y a 10 ans, j’ai décidé de me lancer en tant que freelance. Il s’agissait d’un choix murement réfléchi et préparé.

J’ai détaillé les démarches m’ayant permise de passer du statut d’employée au statut d’indépendante dans un article dédié que je vous invite à lire.

Je n’ai jamais regretté ce choix même s’il peut arriver que certaines périodes soient plus compliquées ou plus stressantes. Il peut s’agir de périodes d’activité accrue ou la fatigue s’installe ou au contraire de périodes plus calmes.

Dans tous les cas, un freelance se doit de rester motivé afin d’avancer sereinement.

Comment faire ? C’est ce que nous verrons ensemble ci-dessous.

Freelance : 6 astuces pour organiser votre journée de travail

Comment organiser votre travail en tant que freelance ? Ma journée type.

Voici quelques étapes d’une journée type, il s’agit d’une organisation qui m’est propre et qui est en lien avec ma situation personnelle. A vous d’en retirer ce que je vous jugerez utile.

Je me lève entre 6h30 et 8h, selon la période de l’année ou la charge de travail. Je commence par répondre aux mails en standby afin de me libérer l’esprit. Je travaille habituellement avec 2 écrans ce qui me permet de garder un œil sur les mails entrants.

Certaines personnes conseillent de fermer la boîte de réception afin de ne pas être distrait, mais cela ne fonctionne pas pour mon activité, car des corrections urgentes peuvent tomber à tout moment.

Mes clients savent que je préfère traiter les corrections via mail plutôt que par téléphone afin de ne pas couper le rythme dans lequel je me trouve. Cela me permet de terminer ma tâche en cours, ou en tout cas l’étape de création ou de conception dans laquelle je me trouve.

Je switche donc vers l’urgence dès que possible avant de reprendre la production en cours.

Si un moment creux se présente, parce que je suis en attente de matériel pour un client pour plusieurs clients par exemple, je consacre ce temps à la gestion du blog.

Je m’accorde éventuellement du temps en journée pour le privé, mais je ne le fais pas tous les jours. Pas question de mélanger régulièrement les tâches ménagères et les loisirs avec le boulot, car cela nuirait à l’équilibre mis en place.

L’autodiscipline est importante et les sources de distraction nombreuses. Si les moments de loisir s’intercalent en journée trop fréquemment, la motivation risque de baisser. Et les moments de loisirs perdraient également leur saveur.

Les journées de travail ne se terminent pas à heures fixes, cela dépendra des jobs en cours, des urgences et de mon état de fatigue.

Mon bureau de graphiste freelance pouvant tenir dans un sac à jour, je prends peu de jours de congés réels par an. Je privilégie le décalage à l’arrêt total. Dans certains cas je travaille en soirée ou très tôt le matin afin de profiter du lieu dans lequel je me trouve tout en n’interrompant pas le flux de production de mes clients.

Freelance : 6 astuces pour organiser votre journée de travail

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Comment rester motivé lorsque l’on travaille en tant qu’indépendant et que l’on est souvent seul ?

La solitude ne me pèse pas, ce qui est un énorme avantage dans mon cas.

Lors de certaines périodes de l’année, je dispense des formations en soirée au sein de campus belges : Braine-l’Alleud, Bruxelles, Liège… cela me permet de casser la routine et de rencontrer du monde sans pour autant impacter mon travail en journée.

Astuce n°1 : si vous ne souhaitez pas dispenser de formations ou en suivre, vous pouvez participer à des conférences en ligne ou rejoindre des groupes d’entrepreneurs afin de rencontrer régulièrement du monde et échanger avec vos pairs.

Astuce n°2 : ce que j’apprécie le plus dans mon métier, c’est la diversité des jobs demandés. J’effectue en majorité de la sous-traitance pour des agences, maisons d’édition ou imprimeurs. Cela signifie qu’un même client effectuera régulièrement des demandes diverses émanant de ses propres clients.

C’est la solution parfaite pour me permettre de rester motivée : la nouveauté et la diversité.

Comment gérer le planning client afin de respecter les deadlines ?

Certains clients remettent des deadlines précis dès le début du travail. D’autres ne les connaissent pas encore ou sont plus flexibles.

Astuce n°3 : cela me permet de bloquer certaines périodes dans l’agenda durant lesquelles j’éviterai de placer des rendez-vous afin de pouvoir me concentrer un maximum et perdre le moins de temps possible en déplacements.

Freelance : 6 astuces pour organiser votre journée de travail

Comment organiser la facturation en tant que freelance ?

Lorsque je reçois une demande ou lorsque j’entame un nouveau job, je prends une note rapide en ligne via l’application Trello.

Cela me permet de garder une trace de tous les jobs ouverts. Je les classe par clients et j’effectue une facturation globale en fin de mois.

Je trouve cela plus efficace que de facturer lorsque le job est terminé.

Astuce n°4 : si un job se termine le 5 du mois, je facture le 31 afin d’ajouter d’éventuelles commandes, je génère ainsi une seule facture par client incluant éventuellement différents jobs. 

Je fais appel à un comptable en externe, à qui j’envoie régulièrement via Dropbox les documents administratifs. Chaque trimestre il me communique le montant à verser à la TVA et il établit sa facture. Le montant du précompte m’est aussi communiqué chaque trimestre et les cotisations sociales sont gérées via un guichet d’entreprises.

Je fais également le point sur les chiffres de la société chaque semestre.

Astuce n°5 : je place chaque mois de côté un montant fixe correspondant aux différentes charges administratives obligatoires permettant de voir plus clairement quelles sont les rentrées et la part bénéficiaire. Ces montants dépendront évidemment de votre situation et de votre chiffre d’affaires.

Comment gérer les différents rendez-vous ?

Des allers-retours fréquents nuisent à la productivité et ralentissent les phases de production. C’est pour cela que je privilégie au maximum les rendez-vous en visio et invite les clients à passer au bureau s’ils le souhaitent ; je ne me déplace que si cela est vraiment nécessaire.

Astuce n°6 : lorsqu’un rendez-vous doit absolument être planifié, je le place de préférence proche du temps de midi, car cela me permet de ne pas être trop longtemps injoignable pour d’autres clients. Je peux aussi manger après ou avant le temps de midi classique, quitte à être interrompue, mais cela ne me gêne pas.

Pour pouvoir facturer il faut produire et donc travailler c’est pour cela que je parlais de promesses en début d’articles. Mes astuces devraient vous permettre de ne pas vous sentir débordé, mais ne réduiront pas votre charge de travail de façon significative.

Vous devrez parfois vous armer de courage, mais n’oubliez pas pourquoi vous avez choisi de devenir freelance.

Il m’arrive de travailler en soirée ou le weekend, mais je ne vois pas cela comme une contrainte. Je repense régulièrement au choix que j’ai fait il y a quelques années, ce qui me permet désormais d’être plus libre et plus flexible qu’avec un horaire de bureau nécessitant de prester des heures fixes.

Freelance : 6 astuces pour organiser votre journée de travail

Les outils qui permettent d’organiser votre journée de travail

  • Suite adobe : illustrator, photoshop, indesign et adobe pro sont indispensables pour exercer mon métier de graphiste pré-presse freelance
  • Trello: pour l’encodage rapide des jobs en cours
  • Cegid: pour la facturation en fin de mois
  • Dropbox: pour les échanges avec le service de comptabilité
  • Agenda iphone : pour noter les rendez-vous

J’espère que cet article vous aura donné quelques astuces utiles pour votre organisation en tant que freelance.

N’hésitez pas à échanger sur le sujet en commentaire.